僕は外資系医療機器メーカーに勤めており、現在5年目となります。新卒入社して2年目まではあまりに自分の仕事の効率が悪いあまり、朝8時から日々23時ごろまで仕事をしている時期がありました。しかし、長時間労働のしわ寄せとストレスから、ある朝トイレでお尻から出血。検査結果は問題ないとのことでしたが、明らかに体にダメージを受けていると認識しました。
このままでは、身体が壊れてしまうと思い、どうすれば効率よく業務を進めて残業をなくすことができるか？こればかりを考え、試行錯誤を続けます。
その結果、現在では朝9時くらいから業務を開始し、18時頃には退社して家でゆっくりと過ごせるようになりました。
もちろん成果についても、長時間労働していたころよりも確実に上がっています。
この記事では残業から解放され、かつ、成果の上がる業務の進め方について５つご紹介します。
ぜひ最後までご覧ください。
１，タスクを分解する
1つ目は「タスクを分解する」です。頼まれた仕事になかなか手がつかずどうしようと思いながら、時間だけが過ぎていき、締め切りぎりぎりになってから取り組み始めた経験は誰でもあるかと思います。
このようなことがなぜ起きるかというと、ひとえにタスクを進める手順が明確になっていないことが原因です。
頭の中で「ああやって、こうやって、、、」などと考えていると思ったように手順の整理がつかず、結果非効率なやり方となってしまいます。
例えば「今月の売上実績報告のためのプレゼン作成」を例にとりたいと思います。まず、このタスクを分解すると下記のようになります。
①売上実績ファイルのダウンロード
②各プロダクトごとの売上の集計
③売上実績のグラフ作成
④各プロダクトごとの売上の増減率の確認
⑤売上増減率に対する考察
⑥次月に向けた改善アクション（アポイント数、訪問件数、成約率それぞれどのように向上させるかなど）
もっと分解しようと思えば分解できると思いますが、これくらいにしますね。分解すればするほど、タスクはスムーズに進められます。
２，タスクをスケジュールに落とし込む
この作業が終われば、分解したタスクを「いつやるのか？」スケジュールに落とし込みます。スケジュールを立てる際に意識することは、できるだけ早いタイミングで取り掛かるようにすることです。最初の作業の1割でも構いません。少し取り掛かると、プレゼン作成に必要となる新たな事柄が見えてくるかもしれません。
また、少し取り掛かることのメリットはもうひとつあります。それは「無意識に考えてくれる」ことです。少し手を付けておけば、作成作業をしていない間にも頭の中でプレゼン資料の構想を勝手に考えてくれます。
３，思いついたことは一旦メモに
通勤時間や帰宅時間にふとしたタイミングで何か思いつけば、それをメモしておきます。再度作成に取りかかる際にそのメモを見ながらタスクを進めればよいのです。
私は移動中や仕事中はもとより、休日や帰宅後のプライベートの時間でも何か良いアイデアを思いつけばすぐにメモをするようにしています。
そうすることで、仕事中に思考する時間が短縮でき、ほぼノンストップで手を動かすことに集中できるようになります。
４，退勤時間を決める
人間には、時間を際限なく使える環境だと効率よくものごとを進めることができない性質があります。
夏休みの宿題を学校が始まる前日に一生懸命頑張った経験はだれでもあるかと思います。締め切りがせまっているからこそ、効率よく処理しようとする良い例かと思います。
18時に退勤すると決め、そのあとの予定も入れてしまうのが良いです。
そうすればあなたの脳みそが勝手にそれに合わせてどうやって仕事を終わらせればよいか考えてくれるようになります。
「締め切り効果」と呼ばれることがありますが、これを利用しない手はないでしょう。
５，その場で決められる・実行できることは即行動に移す
メールや電話などで1分もあれば完了してしまうことを後回しにする人は、今日限りでそれは卒業しましょう。なぜなら、タスクが生じたタイミングですぐに処理しなければ、「タスクを思い出す」という作業が新たに発生することになります。これは、脳のメモリを消費し、結果的にタスクをすすめるための処理能力が低下することに繋がります。
ワーキングメモリという言葉を聞いたことがある人は多いと思います。
これは一時的に脳内にタスクを記憶するメモリのことをいいます。これが消費されればされるほど、目の前の作業に向けるための集中力が奪われます。
したがって、タスクを後回しにする行動は作業効率自体を落としてしまうことに繋がります。ですので、すぐに終わらせられることは即完了させるように意識しましょう。
以上、「これであなたも残業から解放される！！効率よく業務を進めて成果を出す方法５選！！」でした。
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